Le standard de réunion

Pourquoi je cadre mes réunions ainsi — et pourquoi vous auriez raison de me le voler.

Quand vous réservez un rendez-vous avec moi, l’invitation contient une courte note de préparation. Elle existe pour une seule raison : faire en sorte que la réunion vaille la peine — pour vous, pour moi et pour tous les autres dans la pièce. Voici ce qu’il y a derrière chaque point, avec les sources si vous voulez creuser.

Le test de l’e-mail

La réunion la plus chère est celle qui n’aurait pas eu à avoir lieu. Avant de réserver, posez-vous la question : le résultat peut-il aussi être atteint de façon asynchrone — un e-mail, un document partagé, une courte vidéo ? Si oui, c’est presque toujours plus rapide pour tout le monde. Une réunion mérite sa place quand il faut discuter en direct, quand il faut des allers-retours créatifs, ou quand une décision demande que tout le monde soit autour de la table en même temps.

La page unique

Amazon a banni PowerPoint, c’est connu. À la place, celui qui convoque une réunion écrit un mémo en phrases entières, et la réunion commence par une lecture silencieuse à plusieurs. La logique : écrire force à penser clair, et lire ensemble veut dire que la discussion démarre d’une compréhension partagée au lieu de partir de zéro.

Six pages, nous n’en avons pas besoin. Mais sur un sujet complexe, une seule page écrite — le problème, le contexte, votre proposition — bat n’importe quel ordre du jour. Envoyez-la à l’avance et notre temps de réunion part entièrement dans la discussion, pas à nous mettre mutuellement au même niveau.

Pour creuser : Jeff Bezos sur la culture du mémo chez Amazon (Inc.) · Comment écrire un mémo de six pages façon Amazon (Lark)

Pas de spectateurs

La « règle des deux pizzas » de Jeff Bezos : si deux pizzas ne suffisent pas à nourrir le groupe, la réunion est trop grande. Les petits groupes parlent franchement, décident plus vite, et personne ne peut s’y cacher. Steve Jobs allait plus loin et sortait purement et simplement des réunions les gens qui n’avaient rien à y faire — pas comme une vexation, mais comme un cadeau fait à leur temps.

Donc : n’invitez que des gens qui contribuent activement au résultat. Tous les autres reçoivent le résumé après, en deux minutes au lieu de soixante.

DRI — Directly Responsible Individual

Une réunion sans actions attribuées est une conversation, pas une réunion. Chez Apple, chaque action inscrite sur une liste de réunion reçoit un DRI — une personne nommément désignée, directement responsable, avec une échéance. Pas une équipe, pas un « il faudrait que » — un nom. Cela sonne bureaucratique et c’est le contraire dans la pratique : tout le monde ressort en sachant exactement qui fait quoi et pour quand, et rien ne tombe par terre.

Pour creuser : Comment Steve Jobs rendait les réunions productives (World Economic Forum)

Fini plus tôt = terminé plus tôt

Elon Musk a écrit à ses salariés de Tesla de quitter toute réunion à l’instant où ils cessent d’y apporter quelque chose, parce que, selon lui, il est impoli de retenir quelqu’un et de lui faire perdre son temps. Nous le prenons plus doucement : si nous atteignons le résultat au bout de 20 minutes sur un créneau de 45, nous nous arrêtons — et vous récupérez 25 minutes de votre journée. Finir plus tôt est une réussite, pas un échec.

Pour creuser : Les règles de productivité de Musk, tirées de son e-mail à Tesla (CNBC)

Like & Wish

Trente secondes à la fin : chacun nomme à tour de rôle une chose qui a marché (Like) et une chose à faire mieux la prochaine fois (Wish). Cela garde le format honnête et en mouvement — cette page est elle-même le produit de beaucoup de Wishes.

Volez ce format

Cette structure n’est pas de moi — elle est assemblée à partir d’idées d’Amazon, d’Apple et de Tesla, adaptées à des réunions d’entreprise ordinaires. Copiez-la, adaptez-la, mettez-la dans vos propres invitations. Le modèle :

Votre temps est précieux. Cette structure garde notre réunion courte, préparée et utile.

ÉTAPE 1 — LE TEST DE L'E-MAIL
Si le résultat peut être atteint de façon asynchrone (e-mail, document, courte vidéo),
faisons plutôt comme ça — c'est plus rapide pour nous deux. Ne réservez une réunion
que s'il faut discuter en direct ou décider.

ÉTAPE 2 — RÉPONDEZ À CES 4 QUESTIONS DANS LE CHAMP COMMENTAIRE
1. Résultat — Qu'est-ce qui doit être décidé ou atteint à la fin ?
2. Ordre du jour — 3 points maximum, le plus important en premier.
3. Préparation — Que peut préparer chacun de nous à l'avance ? Envoyez les documents avant.
   Sur un sujet complexe : une page écrite bat n'importe quel ordre du jour.
4. Participants — Uniquement des gens qui contribuent au résultat. Pas de spectateurs.

COMMENT ÇA SE PASSE
• Nous commençons par le résultat et nous tenons l'ordre du jour.
• Chaque action reçoit un DRI (Directly Responsible Individual) et une échéance.
• Vérification du résultat à la fin. Fini plus tôt = terminé plus tôt.

APRÈS
• 30 secondes de retour : un Like, un Wish.
• Tout le reste se règle en asynchrone.